オフィスの移転は、日々の業務にも影響を与えるため、計画的な準備が欠かせません。ここでは、移転を検討し始めた段階から確認しておきたい項目を整理してご紹介します。
現在の契約の解約予告期間
多くのオフィス賃貸借契約では、解約の3〜6ヶ月前までに予告することが求められます。この期間を逆算してスケジュールを組むことが、移転準備の出発点になります。
退去時の原状回復の範囲
入居時の状態に戻す「原状回復」の範囲は、契約書や重要事項説明で確認できます。範囲によっては工事費用や期間が大きく変わるため、早めの確認が安心です。
新オフィスのレイアウトや配線計画
座席数、会議室の配置、通信・電源設備の位置などは、内装工事の見積もりにも関わる重要な要素です。早い段階で大まかなレイアウト案を固めておくと、後の工程がスムーズになります。
各種行政機関への届出
法人登記の本店移転登記、税務署・社会保険関連の住所変更届など、行政手続きも移転にあわせて必要になります。抜け漏れがないよう、リストアップして進めることをおすすめします。
取引先・顧客への周知
名刺やウェブサイト、契約書類の住所変更もあわせて必要です。移転日が近づいてから慌てないよう、早めに周知のスケジュールを立てておきましょう。
移転準備は多くのタスクが同時並行で進むため、スケジュールがタイトになりやすく、うっかり抜け漏れが発生することも少なくありません。そこで有効なのが、引っ越し希望日から逆算したスケジュールを早めに立てておくことです。余裕を持った準備が、スムーズな移転の第一歩になります。物件探しの段階から、ぜひお気軽にご相談ください。
【スケジュール例】
移転の6ヶ月前に現契約の解約予告、4ヶ月前に新オフィスの選定・契約、2ヶ月前に内装工事とレイアウト確定、1ヶ月前に取引先への周知、というように逆算して進めると、無理のない移転計画が立てやすくなります。
【よくあるご質問】
Q. 移転作業は業務と並行して進められますか？
A. 多くの企業様が通常業務と並行して進めています。移転専任の担当者を決めておくと、スムーズに進みやすくなります。
Q. 内装工事の業者は紹介してもらえますか？
A. 提携している内装業者をご紹介することも可能です。あわせてご相談ください。
【今回のポイントまとめ】
・解約予告期間から逆算してスケジュールを組む
・原状回復の範囲、レイアウト、行政手続きを整理する
・取引先への周知も早めに行う
移転準備はやることが多く大変に感じられますが、リストに沿って一つずつ進めていけば着実に完了します。私たちも物件探しから移転後のご相談まで、幅広くサポートいたします。
